Hoe gaat dit in zijn werk?

Stap voor stap
Op unieke wijze zorg ik voor een harmonieuze combinatie van het bedenken, opzetten en implementeren van managementrapportages. De perfecte rapportage schept helderheid in de bedrijfsprocessen. Om dat voor elkaar te krijgen, werk ik volgens een gestructureerd stappenplan, waarvan het succes in de praktijk is bewezen.

Stap één is het beste te omschrijven als: het inventariseren van de bedrijfsdoelstellingen. Dit gebeurt in een oriënterend gesprek met de DGA/MKB-ondernemer. De centrale vraag hierbij luidt: in welke richting wil de ondernemer zijn bedrijf sturen? Anders gezegd: wat is de beoogde bedrijfsstrategie? In de praktijk gaat dit aan de hand van een lijst met zo’n 200 relevante vragen voor het management, het verrichten van een uitgebreide SWOT-analyse om de sterke en zwakke punten van de organisatie nauwkeurig in kaart te brengen. Dit is een goede basis voor het uitstippelen van een strategie ter verbetering van de geconstateerde (sub)doelstellingen.

Stap twee is het fijnmaziger opsplitsen van de geformuleerde doelstellingen in subdoelen, zoals per filiaal, artikel, werksoort.

Stap drie is het vaststellen van meetpunten (ook wel presentatie-indicatoren genoemd) om te checken of de geraamde (sub)doelstellingen ook daadwerkelijk worden behaald. Aan de hand hiervan ga ik gericht in de automatiseringssystemen van de opdrachtgever op onderzoek.

Stap vier: dankzij de systematiek van ‘meten wat je wilt weten’ is het mogelijk om zeer gericht bij te sturen op specifieke onderdelen van de bedrijfsvoering.

Startpunt voor verbetering
Zo’n bedrijfskundige SWOT-analyse (een meting van de vier elementen Strengths, Weaknesses, Opportunities & Threats) is in mijn dienstverlening dus geen eindresultaat, maar juist het startpunt tot verbetering van het bedrijfsrendement. Dat kan gelden op allerlei terreinen, zoals het verlagen van de kilometerkosten voor bedrijfsauto’s, het verbeteren van de productieve uren van medewerkers of het verhogen van het rendement van de machines.

Continu proces
Het bewaken van de bedrijfsprocessen is een continu proces: een verslaggeving per week, maand, kwartaal en jaar met precies die informatie die van belang is voor het bedrijf. Deze verslaggeving is als het ware verweven met de bedrijfsactiviteiten. Zo’n periodieke check-up maakt het mogelijk om op ieder gewenst moment bij te sturen, als blijkt dat bepaalde doelstellingen niet (meer) worden behaald. Dit zorgt voor een veel flexibeler en bedrijfsbeleid dan wanneer pas achteraf – bijvoorbeeld na afsluiting van het jaar – geconstateerd wordt dat er specifieke aanpassingen nodig zijn.

De Kwaliteitscirkel van Deming:
Voor de managementrapportages maak ik gebruik van de zogeheten Kwaliteitscirkel van Deming, een creatief hulpmiddel voor kwaliteitsmanagement en het oplossen van problemen. Het cyclische karakter garandeert dat de kwaliteitsverbetering voortdurend onder de aandacht is.  

 Deming cirkel

Plan: inventariseren van de bestaande werkwijzen en zo nodig verbeterplannen formuleren (uiteraard gekoppeld aan concrete doelstellingen).

Do: uitvoeren van de geplande verbeteringen.

Check: meten van de behaalde resultaten.

Act: actualiseren van de planning.

Met name de onderdelen ‘plan’ en ‘check’ reken ik tot mijn verantwoording.

‘Do’ en ‘act’ zijn in principe taken van de ondernemer, maar ook daarbij verleen ik desgewenst ondersteuning.

Preventief werken aan rendementsverbetering
Preventief inspelen op geconstateerde afwijkingen van de geformuleerde doelstellingen betekent soms aanpassingen van procedures, automatisering, administratie of werkmethoden. Om dit voor elkaar te krijgen is draagkracht in de organisatie benodigd. Ook dit praktische gedeelte neem ik mijn opdrachtgevers uit handen. Alleen als medewerkers begrijpen wat het nut is van veranderingen, raken ze gemotiveerd en ik beschouw het als mijn persoonlijke taak om die uitleg te geven.

Beter resultaat dankzij gericht sturen
Zo divers als mijn klantenkring (van detailhandel tot projectontwikkeling tot installatietechniek), zo uiteenlopend zijn ook de uitkomsten van een managementrapportage (van het verlagen van kilometerkosten voor bedrijfsauto’s tot het verhogen van rendement van machines).

Er is echter een belangrijke gemeenschappelijke noemer: een beter toekomstperspectief voor het bedrijf. Want als je tijdig in beeld hebt waarop je moet bijsturen, kun je gericht te werk gaan en je rendement verbeteren.

Op afstand betrokken
Na het uitkristalliseren van de managementrapportage en het verbeteren van de bedrijfsprocessen, blijf ik nog regelmatig op afstand betrokken. Organisaties zijn namelijk voortdurend in beweging en het is belangrijk op de monitoring up to date af te stemmen op die dynamiek.

Indien u over dit onderwerp eens vrijblijvend van gedachten wilt wisselen, neemt u dan contact met mij op.